こんなフォームが作れます。

AI出力保持期間超過削除報告

社内で利用したAI出力のうち、定められた保持期間を超過して保管されていたデータの削除実施内容を報告するためのフォームです。必要事項を入力のうえ、削除状況と再発防止策をご報告ください。

報告者情報

報告者氏名

対象AI出力の概要

削除実施状況

原因と再発防止

個人情報の取り扱いへの同意

【個人情報保護方針】

株式会社口口口口口口口口(以下、当社)は、事業の内容および規模を考慮した適切な個人情報の収集、利用および提供を定めた社内規則を遵守します。

個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざんおよび漏えいなどに関して、予防措置を講ずると共に、万一の発生時には速やかな是正対策を実施します。

個人情報に関する法令およびその他の規範を遵守します。

個人情報管理の仕組みを継続的に改善します。


【利用目的について】

当社は、利用目的をできる限り特定したうえ、あらかじめ本人の同意を得た場合および個人情報の保護に関する法律、その他法令により例外として取り扱うことが認められている場合を除き、以下の利用目的の範囲内で個人情報を利用します。

口口口口口口口口口口口口口口口口口口口口
口口口口口口口口口口口口口口口口口口

上記の利用目的以外で個人情報を利用する必要が生じた場合には、あらかじめ本人の同意を得た場合および「個人情報の保護に関する法律」その他法令により例外として取り扱うことが認められている場合を除き、その利用についてご本人のご同意をいただくものとします。

なお、当社では、各業務の一部を委託先に委託し、当該委託先に対して必要な範囲で個人情報を預託する場合があります。この場合には、法令および当社で定めた基準に従って適切な管理を行います。


【第三者への提供について】

当社では、収集した個人情報を、以下のいずれかに該当する場合を除き、いかなる第三者にも提供または開示いたしません。

ご本人の同意がある場合

人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合であって、ご本人のご同意をいただくことが困難な場合
その他法令にもとづき開示・提供を求められた場合


【ご登録内容の開示、修正および利用中止について】

当社では、業務の適正な遂行を妨げない限りにおいて、ご本人のお申し出により、個人情報をご本人に開示します。その場合、当社所定の方法によって本人確認を行わせて頂きます。

ご本人に開示した個人情報に事実と異なる内容があった場合、当社ではこれを直ちに修正します。またご本人から個人情報の利用停止の申し出があった場合には、直ちにその利用を停止します。


【サイト等のセキュリティについて】

当社では、個人情報の管理にあたり相当の注意を尽くしますが、インターネットや電子メールの性質上、個人情報の秘密性を完全に保証することはできません。この点に留意してウェブサイトおよび電子メールをご利用ください。


【各商品、サービス毎の個人情報の取り扱いについて】

当社では、各商品、サービスに関するサイト、電子 メールその他各種のご案内等において、当該商品、サービス等ごとに個人情報の利用目的、第三者への提供、セキュリティおよびお問合せ先等、その個人情報の取り扱いについて個別に定めている場合があります。その場合に、「個人情報の取り扱いについて」と異なる定めや特別な定めがあるときには、当該各商品、 サービス等ごとに定めた個人情報の取り扱いに関する事項を優先して適用させていただきます。


【改定について】

「個人情報の取り扱いについて」は、関連する法令等の改正や当社の方針の変更等により予告なく変更する場合があります。


【「個人情報の取り扱いについて」に関するお問い合わせ先】

株式会社口口口口口口口口口口
TEL:000-000-0000
E-mail:***@***.***

利用シーン

このテンプレートは、社内で生成AIやAI支援ツールを利用している部門が、保持期間を超えて保存されていたAI出力の削除報告を行う場面に適しています。情報システム部門への報告、法務・コンプライアンス部門へのエスカレーション、内部監査前の証跡収集、AI利用ルール違反の是正記録、部門内の定期棚卸し報告など、AIガバナンスを実務で回すための報告基盤として活用できます。

カスタマイズ例

  • 社内のAI利用規程に合わせて保持期間区分の選択肢を追加する
  • 対象データの機密区分や個人情報該当有無の項目を追加する
  • 削除完了前の暫定報告フローに合わせて承認者欄を追加する
  • 部門コードや案件番号を追加して管理台帳と連携しやすくする
  • 削除証跡の提出ルールに合わせて添付可能ファイル形式を調整する

よくある質問

このフォームはどのような用途に向いていますか?
AI出力の保持期間超過が判明した際に、削除の実施状況、対象データ、原因、再発防止策を部門から管理部門へ報告する用途に向いています。
生成AIそのものの利用申請フォームとしても使えますか?
本テンプレートは削除報告向けです。AI利用申請や事前審査に使う場合は、利用目的、入力データ種別、承認フローなどの項目を追加して調整してください。
削除がまだ完了していない場合でも使えますか?
はい。削除実施状況で「削除対応中」や「例外申請予定」を選べるため、暫定報告としても利用できます。必要に応じて完了報告用の項目を追加してください。
監査対応に使える証跡は残せますか?
はい。削除証跡ファイルの添付欄を用意しているため、削除ログや画面キャプチャなどを回収する運用に対応しやすくなっています。
自社の情報管理ルールに合わせて変更できますか?
はい。保持期間、保存先、機密区分、承認者、報告先などの項目は自由に編集できます。社内規程やAIガイドラインに合わせて調整してご利用ください。

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