こんなフォームが作れます。

シャドーAI発見・是正報告

未承認の生成AI・AIツール利用の発見内容と、実施済みまたは予定している是正対応を報告するためのフォームです。情報システム部門・セキュリティ部門・内部統制部門への共有を想定しています。

報告者情報

報告者氏名

発見した事象の概要

リスク評価

是正対応

個人情報の取り扱いへの同意

【個人情報保護方針】

株式会社口口口口口口口口(以下、当社)は、事業の内容および規模を考慮した適切な個人情報の収集、利用および提供を定めた社内規則を遵守します。

個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざんおよび漏えいなどに関して、予防措置を講ずると共に、万一の発生時には速やかな是正対策を実施します。

個人情報に関する法令およびその他の規範を遵守します。

個人情報管理の仕組みを継続的に改善します。


【利用目的について】

当社は、利用目的をできる限り特定したうえ、あらかじめ本人の同意を得た場合および個人情報の保護に関する法律、その他法令により例外として取り扱うことが認められている場合を除き、以下の利用目的の範囲内で個人情報を利用します。

口口口口口口口口口口口口口口口口口口口口
口口口口口口口口口口口口口口口口口口

上記の利用目的以外で個人情報を利用する必要が生じた場合には、あらかじめ本人の同意を得た場合および「個人情報の保護に関する法律」その他法令により例外として取り扱うことが認められている場合を除き、その利用についてご本人のご同意をいただくものとします。

なお、当社では、各業務の一部を委託先に委託し、当該委託先に対して必要な範囲で個人情報を預託する場合があります。この場合には、法令および当社で定めた基準に従って適切な管理を行います。


【第三者への提供について】

当社では、収集した個人情報を、以下のいずれかに該当する場合を除き、いかなる第三者にも提供または開示いたしません。

ご本人の同意がある場合

人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合であって、ご本人のご同意をいただくことが困難な場合
その他法令にもとづき開示・提供を求められた場合


【ご登録内容の開示、修正および利用中止について】

当社では、業務の適正な遂行を妨げない限りにおいて、ご本人のお申し出により、個人情報をご本人に開示します。その場合、当社所定の方法によって本人確認を行わせて頂きます。

ご本人に開示した個人情報に事実と異なる内容があった場合、当社ではこれを直ちに修正します。またご本人から個人情報の利用停止の申し出があった場合には、直ちにその利用を停止します。


【サイト等のセキュリティについて】

当社では、個人情報の管理にあたり相当の注意を尽くしますが、インターネットや電子メールの性質上、個人情報の秘密性を完全に保証することはできません。この点に留意してウェブサイトおよび電子メールをご利用ください。


【各商品、サービス毎の個人情報の取り扱いについて】

当社では、各商品、サービスに関するサイト、電子 メールその他各種のご案内等において、当該商品、サービス等ごとに個人情報の利用目的、第三者への提供、セキュリティおよびお問合せ先等、その個人情報の取り扱いについて個別に定めている場合があります。その場合に、「個人情報の取り扱いについて」と異なる定めや特別な定めがあるときには、当該各商品、 サービス等ごとに定めた個人情報の取り扱いに関する事項を優先して適用させていただきます。


【改定について】

「個人情報の取り扱いについて」は、関連する法令等の改正や当社の方針の変更等により予告なく変更する場合があります。


【「個人情報の取り扱いについて」に関するお問い合わせ先】

株式会社口口口口口口口口口口
TEL:000-000-0000
E-mail:***@***.***

利用シーン

このテンプレートは、社内で未承認の生成AIやAI機能の利用が見つかった際の初動報告に適しています。部門管理者による自己申告、情報システム部門の確認結果、セキュリティ監査での指摘、内部統制や監査対応の記録など、幅広い社内運用に活用できます。単なる通報フォームではなく、発見内容、影響範囲、是正計画、完了予定までを一連で残せるため、AIガバナンス整備の実務に向いています。

カスタマイズ例

  • 自社のAI利用規程に合わせてリスク項目を追加する
  • 正式利用申請フォームへの導線を説明文に追記する
  • 部門コードや案件番号などの管理項目を追加する
  • 重大インシデント時のみ上長承認欄を追加する
  • 添付ファイルの拡張子や容量制限を社内基準に合わせて変更する

よくある質問

このフォームはどの部門で使う想定ですか?
情報システム部門、セキュリティ部門、内部監査部門、法務部門、各事業部門の管理者など、社内のAI利用統制に関わる部門での利用を想定しています。
シャドーAIとは何を指しますか?
一般的には、会社として承認していない生成AIやAIツール、または承認範囲を超えて利用されているAI機能を指します。自社の定義に合わせて説明文を調整してご利用ください。
発見報告だけでなく是正完了報告にも使えますか?
はい。報告区分に「是正完了報告」を設けているため、初回報告だけでなく、対応状況の追記や完了報告にも活用できます。
個人情報や機密情報の入力有無を確認する理由は何ですか?
生成AIへの入力内容によって、情報漏えい、契約違反、法令対応、顧客影響の有無が変わるためです。初動判断を早めるために重要な確認項目です。
自社のAI利用ルールに合わせて項目を変更できますか?
はい。リスク分類、是正対応、承認フロー、正式ツール名などは自由に編集できます。自社の規程や監査基準に合わせてカスタマイズしてください。

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